Trello vs Notion
Respuesta rápida
Trello sirve para visualizar etapas con poca estructura inicial; Notion resulta más adecuado para documentación y datos relacionados. Trello Free admite diez colaboradores y limita archivos a 10 MB; Notion Free limita a 1.000 bloques el espacio con varios propietarios. En pago, Standard cuesta 6 USD por miembro y mes y Plus, 11,50 €.
Qué elegir según tu escenario
Ver en qué etapa está cada entrega
Trello facilita mantener listas y tarjetas cuando esa estructura resuelve el seguimiento. Free puede bastar para diez colaboradores dentro de su capacidad de tableros y archivos.
Conectar procedimientos, decisiones y datos
Notion Plus admite bloques ilimitados y treinta días de historial; permite relacionar las instrucciones con los datos del proyecto. El equipo debe mantener propiedades y plantillas consistentes.
Diferencias que cambian la decisión
11 criterios con la misma pregunta para ambos programas.
| Criterio | Trello | Notion | Qué significa para ti |
|---|---|---|---|
| Tarifa del plan comparado | Standard: 6,00 US$ / usuario / mes. | Plus: 11,50 € / usuario / mes. | La referencia corresponde al plan indicado. Revisa su alcance antes de elegir por el importe. |
| Forma de pago y condiciones | Compromiso mensual. Mensual por miembro y por invitado de varios tableros. La contratación corresponde a un Workspace. | Compromiso mensual. Precio por miembro del espacio y mes, antes de impuestos. Los invitados de páginas no son miembros facturables. | El equivalente mensual con pago anual no es una suscripción cancelable cada mes. |
| Unidad, impuestos y mínimos | Por usuario. Impuestos no incluidos. Mínimo de 1 usuario. | Por usuario. Impuestos no incluidos. Mínimo de 1 usuario. | Monedas, unidades y mínimos distintos impiden comparar solo la cifra. Los extras pueden cambiar el coste. |
| Estructura que debes mantener | Tarjetas que se mueven entre listas de un tablero. | Páginas, bases de datos y relaciones con vistas a medida. | Trello resulta más directo para un flujo visual; Notion permite reunir información más variada y requiere acordar su organización. |
| Trabajo gratuito en equipo | Diez colaboradores y diez tableros abiertos por espacio. | Mil bloques acumulados cuando hay varios propietarios; con un propietario los bloques no tienen ese cupo. | Trello cuenta personas y tableros; Notion puede agotar capacidad por el contenido creado y no la recupera al borrarlo. |
| Archivos en las ediciones comparadas | Standard admite hasta 250 MB por archivo. | Plus permite hasta 5 GB por archivo. | Un documento de 300 MB requiere otro alojamiento si trabajas con el límite de Trello Standard. |
| Dependencias y cronograma | Dependencias mediante enlaces y reglas; Timeline no está en Standard, sino en Premium. | Bases con cronograma y dependencias configurables. | Una licencia Standard de Trello no sustituye automáticamente una planificación temporal construida en Notion. |
| Automatización ordinaria | Standard permite mil ejecuciones y veinte mil operaciones al mes, compartidas por espacio. | Las automatizaciones de bases no pueden activar otras automatizaciones encadenadas. | En Trello el límite depende del volumen de acciones; en Notion puede depender del diseño de la secuencia. |
| Clientes externos | Un invitado es gratuito en un tablero y facturable al entrar en un segundo del mismo espacio. | Plus admite invitados ilimitados con acceso a páginas concretas. | Diseña el acceso por la información que necesitan; no presupuestes un miembro interno como si fuera un invitado externo. |
| Reunir varias áreas de trabajo | Standard y Premium facturan cada Workspace por separado. | Las suscripciones y miembros se calculan por cada espacio de trabajo. | Dividir la empresa en espacios con las mismas personas puede duplicar licencias en cualquiera de los dos. |
| Importar tarjetas y conservar comentarios | CSV no contiene comentarios; el JSON del tablero se limita a mil acciones recientes. | El importador directo de Trello admite lotes de hasta diez tableros y recomienda unos cinco mil elementos por tablero. | El historial necesita una copia independiente y una revisión especial cuando el tablero ha acumulado mucha conversación. |
Qué implica migrar en cada dirección
De Trello a Notion, utiliza el importador de tableros y revisa cómo se convierten listas, tarjetas y campos en bases de datos; respeta los límites documentados del lote y conserva los comentarios aparte. De Notion a Trello, exporta bases y páginas por separado y decide entre copiar títulos, usar la API o un Power-Up de importación. Las relaciones y permisos requieren reconstrucción y las cuotas anuales pendientes siguen formando parte del coste del cambio.
Funciones comparadas
| Función | Trello | Notion |
|---|---|---|
| Tableros y listas de trabajo | Tarjetas y listas desde Free; Standard elimina el cupo de tableros. (según el proveedor) Free admite diez tableros abiertos por Workspace y tarjetas ilimitadas, además del límite de diez colaboradores. | Tabla, tablero y calendario sobre las mismas tareas. (según el proveedor) Los filtros y la agrupación se configuran por vista; cambiar un filtro no modifica por sí solo quién tiene permiso para acceder a los datos. |
| Cronograma y Gantt | Vista Timeline desde Premium. (según el proveedor) Permite fechas de inicio y fin y agrupación por responsable; la ayuda específica limita su uso actual a navegador y escritorio, sin Timeline móvil. | Cronograma con intervalos de fecha. (según el proveedor) Cada tarea necesita fechas para situarse en la línea temporal; es una vista de la base y no una planificación automática de recursos. |
| Dependencias e hitos | Disponibilidad parcial: Relaciones de tareas mediante enlaces, checklists y automatizaciones. (según el proveedor) El fabricante indica que no existe gestión nativa de dependencias. Las relaciones y su comportamiento se construyen con las tarjetas y reglas. | Relaciones de bloqueo con desplazamiento de fechas. (según el proveedor) Puede mover solo cuando hay solapamiento, conservar intervalos o no desplazar. Permite evitar fines de semana al cambiar las fechas. |
| Registro de tiempo | No verificado | No verificado |
| Carga de trabajo | Disponibilidad parcial: Recuento de tarjetas por persona y agrupación en Timeline. (según el proveedor) Ayuda a distribuir tarjetas, pero no acredita una planificación nativa de capacidad en horas ni cálculo de disponibilidad laboral. | No verificado |
| Automatizaciones de tareas | 250 ejecuciones mensuales en Free, 1.000 en Standard y sin ese cupo en Premium. (según el proveedor) Las operaciones son otro contador compartido; Premium parte de 150.000 más 10.000 por usuario y llega como máximo a 250.000 por Workspace. | Reglas de bases de datos editables en planes de pago. (según el proveedor) Una automatización no activa otra; un botón sí puede hacerlo. Las acciones no operan sobre páginas cuyo acceso está restringido al ejecutor. |
| Documentos y conocimiento | Disponibilidad parcial: Archivos y carpetas vinculados a tarjetas mediante Google Drive. (según el proveedor) El documento permanece en Drive y necesita sus permisos. No equivale a una wiki redactada íntegramente en Trello. | Páginas y documentación colaborativa junto al proyecto. (según el proveedor) Gratis limita cada archivo a 5 MB e incluye siete días de historial. Plus admite archivos de hasta 5 GB y conserva treinta días de versiones. |
| Acceso de invitados | Invitados gratuitos en un solo tablero de un Workspace de pago. (según el proveedor) Al acceder a dos o más tableros del mismo Workspace, el invitado es facturable en Standard y Premium. Los permisos de observador no eximen automáticamente de licencia. | Diez invitados en Gratis e ilimitados en planes de pago. (según el proveedor) El invitado accede a páginas concretas; convertirlo en miembro del espacio añade una plaza facturable aunque ya colaborase sin coste. |
| Presupuesto y horas facturables | No verificado | Disponibilidad parcial: Presupuesto construido con propiedades numéricas y fórmulas. (según el proveedor) Permite calcular sobre los datos introducidos, pero requiere diseñar y mantener la base; no se afirma un módulo nativo de facturación de proyectos. |
| Paneles e informes | Dashboard con recuentos por lista, fecha, etiqueta y responsable desde Premium. (según el proveedor) La ayuda no incluye cálculos de campos personalizados ni información de checklists avanzadas en los gráficos documentados. | Un gráfico en Gratis e ilimitados desde Plus. (según el proveedor) Cada gráfico admite hasta doscientos grupos y cincuenta subgrupos; las subtareas pueden exigir una vista aplanada para aparecer. |
Cuánto supone la licencia
Una persona · 12 meses.
| Producto y plan | Licencia en el periodo | Condiciones |
|---|---|---|
| Trello · Standard | 72,00 US$1 usuario(s) · 12 meses | 6,00 US$ / usuario / mesImpuestos no incluidos. Compromiso mensual. Mínimo 1 usuario. Mensual por miembro y por invitado de varios tableros. La contratación corresponde a un Workspace.Precio comprobado el .La cifra de licencia no incluye alta, implantación, consumo variable ni complementos no cuantificados. Los mínimos y compromisos conocidos se aplican al cálculo.
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| Notion · Plus | 138,00 €1 usuario(s) · 12 meses | 11,50 € / usuario / mesImpuestos no incluidos. Compromiso mensual. Mínimo 1 usuario. Precio por miembro del espacio y mes, antes de impuestos. Los invitados de páginas no son miembros facturables.Precio comprobado el .La cifra de licencia no incluye alta, implantación, consumo variable ni complementos no cuantificados. Los mínimos y compromisos conocidos se aplican al cálculo.
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Equipo de 5 personas · 12 meses.
| Producto y plan | Licencia en el periodo | Condiciones |
|---|---|---|
| Trello · Standard | 360,00 US$5 usuario(s) · 12 meses | 6,00 US$ / usuario / mesImpuestos no incluidos. Compromiso mensual. Mínimo 1 usuario. Mensual por miembro y por invitado de varios tableros. La contratación corresponde a un Workspace.Precio comprobado el .La cifra de licencia no incluye alta, implantación, consumo variable ni complementos no cuantificados. Los mínimos y compromisos conocidos se aplican al cálculo.
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| Notion · Plus | 690,00 €5 usuario(s) · 12 meses | 11,50 € / usuario / mesImpuestos no incluidos. Compromiso mensual. Mínimo 1 usuario. Precio por miembro del espacio y mes, antes de impuestos. Los invitados de páginas no son miembros facturables.Precio comprobado el .La cifra de licencia no incluye alta, implantación, consumo variable ni complementos no cuantificados. Los mínimos y compromisos conocidos se aplican al cálculo.
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Equipo de 20 personas · 12 meses.
| Producto y plan | Licencia en el periodo | Condiciones |
|---|---|---|
| Trello · Standard | 1440,00 US$20 usuario(s) · 12 meses | 6,00 US$ / usuario / mesImpuestos no incluidos. Compromiso mensual. Mínimo 1 usuario. Mensual por miembro y por invitado de varios tableros. La contratación corresponde a un Workspace.Precio comprobado el .La cifra de licencia no incluye alta, implantación, consumo variable ni complementos no cuantificados. Los mínimos y compromisos conocidos se aplican al cálculo.
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| Notion · Plus | 2760,00 €20 usuario(s) · 12 meses | 11,50 € / usuario / mesImpuestos no incluidos. Compromiso mensual. Mínimo 1 usuario. Precio por miembro del espacio y mes, antes de impuestos. Los invitados de páginas no son miembros facturables.Precio comprobado el .La cifra de licencia no incluye alta, implantación, consumo variable ni complementos no cuantificados. Los mínimos y compromisos conocidos se aplican al cálculo.
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Qué necesitas encontrar al abrir el programa
Si la pregunta cotidiana es qué está pendiente, en curso o terminado, un tablero de Trello puede resolverla. Si también necesitas encontrar el procedimiento, la decisión que cambió el proyecto y los datos relacionados, Notion ofrece una estructura más abierta para reunirlos.
La flexibilidad tiene un coste de mantenimiento. En Notion hay que decidir propiedades y relaciones; en Trello hay que mantener listas y etiquetas que todos interpreten igual. Añadir plantillas diferentes para la misma actividad termina dificultando la búsqueda en ambos sistemas.
El plan gratuito se agota por razones distintas
Trello Free admite diez colaboradores, diez tableros abiertos y adjuntos de hasta 10 MB. Una propuesta de 12 MB ya necesita almacenarse fuera o pasar a otra edición, aunque el equipo tenga solo dos personas.
Notion Free permite cinco MB por archivo. Cuando el espacio tiene varios propietarios, aplica un cupo de 1.000 bloques acumulados que no se recupera borrando contenido. Esa capacidad no se puede comparar con diez tableros: la decisión depende de qué información se va a crear y compartir.
Coste mensual y clientes invitados
Cinco miembros de Trello Standard mensual cuestan 30 USD; cinco miembros de Notion Plus mensual, 57,50 €. Para veinte personas, las cuotas son 120 USD y 230 €. Al tratarse de monedas diferentes, esos números no expresan por sí solos una diferencia porcentual de coste.
El invitado en varios tableros de Trello se vuelve facturable, mientras Plus admite invitados de páginas sin un cupo numérico publicado. Un miembro de plantilla que necesita trabajar por todo el espacio tiene otro papel. Los dos proveedores facturan los espacios separados de forma independiente.
Automatizaciones y planificación
Trello Standard aporta mil ejecuciones automáticas mensuales y veinte mil operaciones. Las dependencias se representan con enlaces y reglas, y Timeline requiere Premium. Si el seguimiento necesita un cronograma, el precio de Standard no cubre ese requisito.
Notion permite organizar tareas con fechas y dependencias en bases de datos. Sus automatizaciones no se disparan en cadena unas a otras. Antes de decidir, define una secuencia con un cambio de fecha, un bloqueo y una revisión externa; ese recorrido revela requisitos que una simple lista de funciones no muestra.
Revisar la migración de un tablero con historial
El importador de Notion permite seleccionar hasta diez tableros de Trello a la vez y orienta a unos cinco mil elementos por tablero. Los tableros con muchos comentarios merecen una revisión del historial aunque la importación termine sin errores. Guarda una copia independiente de la conversación y los adjuntos.
Para volver a Trello no basta con entregar un CSV y esperar que se reconstruya la base. Trello propone copiar títulos, utilizar su API o elegir un Power-Up externo. Las páginas de documentación y sus relaciones necesitan un destino separado de las tarjetas que seguirán activas.
El siguiente paso para elegir
Afina lo que necesitas
- Software de gestión de proyectos para agencias
El proyecto de agencia une alcance vendido, dedicación del equipo y aceptación del cliente. La selección distingue horas incluidas, horas mediante complemento y documentación de apoyo.
Compara candidatos
- Alternativas a Notion
Si las páginas y bases de Notion se han convertido en una gestión de tareas difícil de mantener, la alternativa depende de qué debe seguir siendo documentación y qué necesita un control operativo.
Consulta los programas
- Notion
Notion combina documentación y bases de datos de tareas. La estructura la define el equipo; el plan gratuito limita la colaboración y las ediciones de pago amplían contenido, historial, permisos y conexiones.
- Trello
Trello organiza el trabajo en tarjetas que avanzan entre listas. Es útil cuando esa estructura basta para conocer estado y responsable, pero la coordinación de dependencias requiere configuración adicional.
Amplía la selección
- Software de gestión de proyectos y tareas
Una lista de tareas, un cronograma y una planificación de capacidad resuelven problemas diferentes. Compara las ediciones que incluyen el trabajo que necesitas controlar.